Notícias do Projeto

Confira aqui as últimas notícias e atualizações do projeto, mantendo-se informado sobre seu desenvolvimento. 

Projeto histórico finaliza o tratamento de 6 mil caixas no MPA

Após meses de intenso trabalho, a equipe da Universidade de Brasília finaliza o tratamento arquivístico de um vasto acervo composto por 6 mil caixas de documentos. Este projeto histórico marca um avanço significativo na gestão documental do ministério, promovendo maior eficiência, transparência e acessibilidade às informações.

O projeto teve como foco a organização e digitalização de documentos relacionados a registros de pescadores, processos de convênios e mapas de bordo, além de documentos administrativos. Essas tipologias documentais representam um percentual significativo do acervo e são fundamentais para a atividade de gestão do MPA.

O projeto foi essencial para consolidar uma base confiável de dados e documentos, que servirão como suporte para decisões estratégicas e controle administrativo. Com o acervo tratado, espera-se que o MPA se torne referência em gestão documental no setor público, contribuindo para a preservação da história e para o fortalecimento das políticas de pesca e aquicultura no Brasil.

Produção de Listagem de Eliminação 

A Universidade de Brasília (UnB) está elaborando a Listagem de Eliminação como parte das ações do projeto desenvolvido para o Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA). Esse documento é fundamental para identificar e registrar arquivos que já cumpriram seus prazos de guarda e que podem ser descartados de forma segura e em conformidade com a legislação arquivística vigente.

A listagem contribui para a organização e otimização do acervo documental, garantindo que apenas informações relevantes e necessárias sejam preservadas. Além de liberar espaço físico, a iniciativa melhora a eficiência da gestão documental, permitindo ao MPA focar em dados estratégicos para suas operações e decisões.


UnB integra PDFs digitalizados a metadados para agilizar gestão do MPA

A Universidade de Brasília (UnB) está vinculando, no sistema de indexação, os arquivos PDF gerados pela digitalização. Essa integração tem como objetivo tornar as buscas mais eficientes, permitindo acesso rápido e direto aos documentos digitalizados, como os mapas de bordo, essenciais para o monitoramento das atividades pesqueiras.

Com essa inovação, o sistema facilita a localização e a recuperação das informações, reduzindo o tempo de pesquisa e otimizando o fluxo de trabalho. Além de preservar os documentos físicos, a digitalização proporciona maior agilidade no acesso a dados cruciais para as decisões do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA). 

Produção de Documentos Estratégicos para gestão do arquivo

A Universidade de Brasília (UnB) está desenvolvendo três documentos fundamentais para o aprimoramento da gestão documental do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA): o Manual do Sistema de Indexação, o Relatório Final da Etapa de Classificação, Ordenação e Indexação e o Plano de Digitalização do Projeto.

Esses materiais estão sendo elaborados com o objetivo de fornecer suporte técnico e metodológico ao MPA, garantindo que todas as etapas do processo sejam documentadas e acessíveis. A iniciativa assegura maior transparência, eficiência e organização na gestão das informações, fortalecendo a capacidade do ministério de tomar decisões estratégicas baseadas em dados bem estruturados.


Revisão do tratamento documental: classificação, ordenação e indexação

A Universidade de Brasília (UnB) está conduzindo uma revisão nos documentos do projeto. O trabalho visa refinar o tratamento documental por meio de metodologias de controle de qualidade, garantindo maior precisão e eficiência do tratamento da Universidade.

A expectativa é que as melhorias potencializem a capacidade de recuperação, garantindo uma análise e uma tomada de decisões mais estratégicas ao MPA, contribuindo para uma gestão mais moderna e eficaz.

 

Espelhos: impressão, recorte e colagem!!

Com a finalização da classificação e ordenação de todo o acervo do MPA, partimos para o endereçamento final das caixas e a colagem dos espelhos impressos de todo o acervo. O espelho permite a visualização e a recuperação eficiente da documentação. As informações essenciais do conteúdo da caixa estão contidas no espelho desenvolvido pela Universidade. 

Documentos Digitalizados!

   Com o objetivo de digitalizar 168 metros de documentação, os arquivistas do projeto, em conjunto com técnicos do órgão, identificaram importantes processos que necessitam ser digitalizados, visando tornar mais eficiente o acesso a documentos essenciais para apoiar a tomada de decisão. Agora, além do acesso rápido aos documentos em papel, é possível também consultá-los em formato digital. 

  As imagens digitalizadas desses documentos podem ser acessadas por meio do sistema de indexação - IndexaDocs, desenvolvido pela universidade e hospedado no servidor local do MPA.

Ordenação a todo vapor!

   A ordenação dos documentos do acervo do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA) está na sua fase final! Este é um passo importante para melhorar a organização e acessibilidade das informações sob custódia do Arquivo do MPA. Com a conclusão desta etapa, haverá um aumento significativo na eficiência operacional, além da garantia da preservação dos documentos para consultas futuras. 

Concluída a digitalização dos Mapas de Bordo 

   As atividades de higienização e digitalização dos Mapas de Bordo foram concluídas, totalizando 832 caixas de documentos convertidas para o suporte digital. A conversão dos documentos físicos em formatos digitais não apenas facilita o acesso às informações, mas também garante a preservação dos originais, que passam a ser manuseados apenas em casos de extrema necessidade. 

   Com a finalização da digitalização dos Mapas de Bordo, foi dado início à higienização e digitalização dos Convênios e dos documentos do Programa de Subvenção Econômica de Óleo Diesel.

Classificação do Projeto atinge 100% do acervo

  Em uma conquista que enche de orgulho todos os envolvidos, o projeto alcançou a classificação de 100%. Inicialmente, o projeto previa a classificação de 6.300 caixas, das quais 5.300 foram concluídas até o final do mês de maio. Contudo, com a mudança de prédio, a classificação ficou paralisada e só foi possível retomar a atividade após a conclusão da mudança, finalizando o processo de classificação em 20/09/2024.

   Durante o trabalho, lidou-se com um grande volume de documentos finalísticos do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA), além de uma pequena porcentagem de documentos considerados área meio, que somam 15%. 

Elaboração de Minuta de Código de Classificação de Documentos do MPA

Em um importante encontro realizado no dia 09/04/2024, representantes da Universidade de Brasília (UnB) e das áreas de negócios do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA) se reuniram para validar a Minuta de Código de Classificação de Documentos (CCD). Este código será fundamental para o tratamento técnico do acervo documental do MPA em Brasília, com o objetivo de preservar a história institucional e otimizar a gestão dos documentos.

Durante a reunião, os participantes revisaram detalhadamente a minuta proposta, discutindo ajustes necessários para assegurar que o código atenda às necessidades específicas de cada setor do Ministério. Um dos principais pontos abordados foi a adaptação dos termos técnicos e categorizações para alinhar com as operações cotidianas do MPA, garantindo assim uma implementação eficiente e eficaz.

A íntegra da reunião está disponível para consulta neste link.

Início das atividades de indexação

 Teve início nesta semana a etapa de indexação do acervo documental do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA). O trabalho realizado pretende dar mais eficiência à gestão documental do MPA, facilitando o acesso às informações para subsidiar a tomada de decisões estratégicas e o controle de políticas públicas voltadas ao setor pesqueiro. 

  A expectativa é que os resultados contribuam significativamente para a modernização administrativa do MPA e sirvam de modelo para outros órgãos públicos que enfrentam desafios semelhantes.

Início das atividades de digitalização

   Começou nesta semana a fase de digitalização dos documentos do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA). A iniciativa, que busca modernizar a gestão documental do ministério, tem como meta digitalizar 1.200 caixas.

  Esse procedimento é essencial para garantir a integridade e a durabilidade dos documentos, especialmente os históricos. Além disso, promove um ambiente mais seguro para o manuseio e o armazenamento dos documentos. Além de ser uma etapa indispensável para a atividade de digitalização. 

Classificação do acervo documental do MPA tem início nesta semana 

   A etapa de classificação documental do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA) começa nesta semana, marcando um passo inicial e essencial no processo de organização do acervo. Além de facilitar o acesso aos documentos, a classificação adequada oferece uma visão integrada e coesa do acervo, permitindo identificar conjuntos documentais inter-relacionados. 

  Essa abordagem é essencial para otimizar a gestão das informações e apoiar a tomada de decisões estratégicas no âmbito do Ministério.

Capacitação dos pesquisadores da Etapa 4 - Tratamento Documental

  No dia 05/03/2024, ocorreu a capacitação destinada aos bolsistas responsáveis pelo tratamento documental no âmbito do projeto. Nessa ocasião, os arquivistas Guilherme Eller, Victoria Machado e Matheus dos Anjos conduziram um workshop abordando a metodologia de tratamento de massa documental acumulada, adotada pela Universidade de Brasília em seus projetos.

 Durante a sessão, os participantes tiveram a oportunidade de aprofundar seus conhecimentos e habilidades, discutindo práticas eficazes para a classificação e organização, visando a preservação e recuperação dos documentos relacionados ao projeto MPA. Essa capacitação visa fortalecer a expertise dos bolsistas, assegurando a qualidade e eficiência no manuseio documental, contribuindo assim para o sucesso e excelência do projeto em desenvolvimento.

Representantes do MPA: Catarina Cardoso de Melo (Coordenadora Geral de Pesquisa), Alex Souza Lira (Fiscal Titular do TED) e Letícia Moreira Belem (Assistente Administrativo).

 
Representantes do Projeto UnB: Prof. Dr. Renato Sousa (Coordenador do Projeto), Prof. Dr Rogério Araújo Jr. (Gestor do Projeto), Carlos Leite, Rejane Canuto e Tael Sarmento (Pesquisadores).

Reunião de abertura do Projeto MPA/UnB

Em 05/03/2024, o Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA) e a Universidade de Brasília (UnB) iniciaram o projeto colaborativo para tratamento e gestão do acervo documental do MPA. O objetivo é preservar a história da instituição e aumentar sua eficiência.

Na reunião de abertura, os participantes discutiram os objetivos, metodologias e responsabilidades do projeto. Um dos desafios destacados foi a expectativa de tempo para a mudança dos documentos para o novo prédio do MPA, o que poderia atrasar as etapas 4, 5 e 6 do projeto.

Para evitar problemas, os envolvidos sugeriram iniciar o tratamento do acervo no prédio atual antes da transferência. Essa medida permitirá que o projeto avance sem esperar a mudança completa.

A parceria entre as instituições promete resultados significativos para todo MPA. 

Fique atento para atualizações sobre o progresso do projeto!