A Universidade de Brasília (UnB) está elaborando a Listagem de Eliminação como parte das ações do projeto desenvolvido para o Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA). Esse documento é fundamental para identificar e registrar arquivos que já cumpriram seus prazos de guarda e que podem ser descartados de forma segura e em conformidade com a legislação arquivística vigente.

A listagem contribui para a organização e otimização do acervo documental, garantindo que apenas informações relevantes e necessárias sejam preservadas. Além de liberar espaço físico, a iniciativa melhora a eficiência da gestão documental, permitindo ao MPA focar em dados estratégicos para suas operações e decisões.

A Universidade de Brasília (UnB) está vinculando, no sistema de indexação, os arquivos PDF gerados pela digitalização. Essa integração tem como objetivo tornar as buscas mais eficientes, permitindo acesso rápido e direto aos documentos digitalizados, como os mapas de bordo, essenciais para o monitoramento das atividades pesqueiras.

Com essa inovação, o sistema facilita a localização e a recuperação das informações, reduzindo o tempo de pesquisa e otimizando o fluxo de trabalho. Além de preservar os documentos físicos, a digitalização proporciona maior agilidade no acesso a dados cruciais para as decisões do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA). 

A Universidade de Brasília (UnB) está desenvolvendo três documentos fundamentais para o aprimoramento da gestão documental do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA): o Manual do Sistema de Indexação, o Relatório Final da Etapa de Classificação, Ordenação e Indexação e o Plano de Digitalização do Projeto.

Esses materiais estão sendo elaborados com o objetivo de fornecer suporte técnico e metodológico ao MPA, garantindo que todas as etapas do processo sejam documentadas e acessíveis. A iniciativa assegura maior transparência, eficiência e organização na gestão das informações, fortalecendo a capacidade do ministério de tomar decisões estratégicas baseadas em dados bem estruturados.

A Universidade de Brasília (UnB) está conduzindo uma revisão nos documentos do projeto. O trabalho visa refinar o tratamento documental por meio de metodologias de controle de qualidade, garantindo maior precisão e eficiência do tratamento da Universidade.

A expectativa é que as melhorias potencializem a capacidade de recuperação, garantindo uma análise e uma tomada de decisões mais estratégicas ao MPA, contribuindo para uma gestão mais moderna e eficaz.

Com a finalização da classificação e ordenação de todo o acervo do MPA, partimos para o endereçamento final das caixas e a colagem dos espelhos impressos de todo o acervo. O espelho permite a visualização e a recuperação eficiente da documentação. As informações essenciais do conteúdo da caixa estão contidas no espelho desenvolvido pela Universidade. 

   Com o objetivo de digitalizar 168 metros de documentação, os arquivistas do projeto, em conjunto com técnicos do órgão, identificaram importantes processos que necessitam ser digitalizados, visando tornar mais eficiente o acesso a documentos essenciais para apoiar a tomada de decisão. Agora, além do acesso rápido aos documentos em papel, é possível também consultá-los em formato digital. 

  As imagens digitalizadas desses documentos podem ser acessadas por meio do sistema de indexação - IndexaDocs, desenvolvido pela universidade e hospedado no servidor local do MPA.

   A ordenação dos documentos do acervo do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA) está na sua fase final! Este é um passo importante para melhorar a organização e acessibilidade das informações sob custódia do Arquivo do MPA. Com a conclusão desta etapa, haverá um aumento significativo na eficiência operacional, além da garantia da preservação dos documentos para consultas futuras. 

 Teve início nesta semana a etapa de indexação do acervo documental do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA). O trabalho realizado pretende dar mais eficiência à gestão documental do MPA, facilitando o acesso às informações para subsidiar a tomada de decisões estratégicas e o controle de políticas públicas voltadas ao setor pesqueiro. 

  A expectativa é que os resultados contribuam significativamente para a modernização administrativa do MPA e sirvam de modelo para outros órgãos públicos que enfrentam desafios semelhantes.

   A etapa de classificação documental do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA) começa nesta semana, marcando um passo inicial e essencial no processo de organização do acervo. Além de facilitar o acesso aos documentos, a classificação adequada oferece uma visão integrada e coesa do acervo, permitindo identificar conjuntos documentais inter-relacionados. 

  Essa abordagem é essencial para otimizar a gestão das informações e apoiar a tomada de decisões estratégicas no âmbito do Ministério.