TRATAMENTO DOCUMENTAL
Objetivo Geral
Desenvolver um modelo de tratamento técnico de documentos arquivísticos para o MPA, tomando por base amostra/piloto de tratamento arquivístico de cerca de 900 (novecentos) metros lineares de documentos, ou cerca de 6.300 (seis mil e trezentas) caixas-arquivo, a serem escolhidas e disponibilizadas pela Equipe do MPA.
Objetivos Específicos
Aplicação dos Instrumentos de Classificação e Temporalidade:
Utilização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade para categorizar os documentos com base em sua natureza, assunto e valor administrativo, determinando suas destinações finais.
Organização e Classificação dos Documentos:
Separação e classificação dos documentos de acordo com os códigos de classificação e destinações finais definidos, garantindo uma organização lógica e acessível do acervo.
Ordenação Cronológica:
Organização dos documentos em ordem cronológica dentro de cada categoria ou destinação final, facilitando a identificação e recuperação por datas específicas.
Indexação e Cadastro em Sistema:
Cadastro detalhado dos documentos em um sistema de indexação, incluindo informações como título, data, código de classificação e termos-chave, etc, para uma recuperação eficiente e precisa das informações.
Avaliação de Documentos
Avaliação criteriosa dos documentos quanto à sua relevância e valor para a organização, identificando aqueles passíveis de eliminação de acordo com políticas e normas estabelecidas e separação de amostra a ser digitalizada.
Elaboração da Listagem de Eliminação:
Preparação de uma listagem detalhada dos documentos identificados para eliminação, incluindo justificativas e informações relevantes para o descarte adequado.
Benefícios do Tratamento
Realizar o tratamento documental oferece uma série de benefícios importantes, incluindo:
Preservação do Patrimônio: O tratamento documental ajuda a preservar documentos históricos, culturais e administrativos, garantindo sua integridade física e acesso a longo prazo.
Organização Eficiente: Ao classificar, ordenar e descrever documentos, o tratamento documental facilita a recuperação eficiente da informação, tornando mais fácil encontrar e utilizar os documentos quando necessário.
Acesso Facilitado: Documentos tratados são mais acessíveis a pesquisadores, funcionários e ao público em geral, promovendo a transparência e a prestação de contas em organizações governamentais e instituições culturais.
Gestão de Informações: O tratamento documental ajuda na gestão eficaz das informações, permitindo uma melhor compreensão do contexto e do conteúdo dos documentos, o que pode contribuir para a tomada de decisões informadas.
Conservação dos Recursos: Ao identificar documentos duplicados, danificados ou obsoletos, o tratamento documental ajuda a reduzir o desperdício de recursos físicos e financeiros, concentrando esforços na preservação dos documentos mais relevantes.
Cumprimento Legal e Regulatório: Em muitos casos, o tratamento documental é uma exigência legal ou regulatória para organizações governamentais e instituições culturais, garantindo conformidade com requisitos específicos de gestão de documentos e arquivos.
ACOMPANHE AQUI A EVOLUÇÃO DO TRATAMENTO
Cronograma de Execução do Tratamento
Duração total: 10 meses
EQUIPE RESPONSÁVEL (UnB)
Professor Orientador: Dr. Rogério Henrique de Araújo Júnior
Pesquisadores Responsáveis: Tael Sarmento, Guilherme Eller e Thaís Costa
METODOLOGIA
Equipe técnica do MPA, professores e arquivistas UnB.
Equipe técnica do MPA, arquivistas e bolsistas da UnB.
Uma reunião por semana de duas horas ou conforme demanda dos trabalhos.
Uma reunião por mês de duas horas ou conforme demanda dos trabalhos.
Fluxo Resumido da Etapa
FLUXO DETALHADO DO TRATAMENTO
CLASSIFICAÇÃO
Essa atividade consiste em interpretar os documentos e identificar o código de classificação que os representa, para que se consiga organizar os arranjos do acervo e dar celeridade ao processo de recuperação da informação.
Nessa fase, aplicamos os códigos de classificação das áreas meio e fim, no acervo do MPA.
ORDENAÇÃO
A atividade tem como objetivo realizar o agrupamento da documentação utilizando a classificação realizada previamente e o ano. A documentação foi separada de acordo com a finalidade, ou seja, documentos de área meio ou área fim. Após a primeira separação, agrupou-se a documentação de acordo com o código e ano, e é nesse momento que é separada a documentação permanente da que será eliminada.
ACONDICIONAMENTO
Guarda dos documentos em local adequado, visando à sua preservação e posterior acesso.
INDEXAÇÃO
Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística, a indexação é o processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras- chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.
LISTAGEM
Listagem de eliminação: Relação de documentos que já cumpriram os prazos estabelecidos na fase corrente e intermediária, e tem como destinação a ELIMINAÇÃO.
Listagem de recolhimento: Relação de documentos que já cumpriram os prazos estabelecidos na fase corrente e intermediária, e tem como destinação a GUARDA PERMANENTE.