1. Aplicação dos Instrumentos de Classificação e Temporalidade:

• • Utilização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade para categorizar os documentos com base em sua natureza, assunto e valor administrativo, determinando suas destinações finais.

2. Organização e Classificação dos Documentos:

• • Separação e classificação dos documentos de acordo com os códigos de classificação e destinações finais definidos, garantindo uma organização lógica e acessível do acervo.

3. Ordenação Cronológica:

• • Organização dos documentos em ordem cronológica dentro de cada categoria ou destinação final, facilitando a identificação e recuperação por datas específicas.

4. Indexação e Cadastro em Sistema:

• • Cadastro detalhado dos documentos em um sistema de indexação, incluindo informações como título, data, código de classificação e termos-chave, etc, para uma recuperação eficiente e precisa das informações.

5. Avaliação de Documentos

• • Avaliação criteriosa dos documentos quanto à sua relevância e valor para a organização, identificando aqueles passíveis de eliminação de acordo com políticas e normas estabelecidas e separação de amostra a ser digitalizada.

• Elaboração da Listagem de Eliminação:

  • Preparação de uma listagem detalhada dos documentos identificados para eliminação, incluindo justificativas e informações relevantes para o descarte adequado.

Realizar o tratamento documental oferece uma série de benefícios importantes, incluindo:

• Preservação do Patrimônio: O tratamento documental ajuda a preservar documentos históricos, culturais e administrativos, garantindo sua integridade física e acesso a longo prazo.

• Organização Eficiente: Ao classificar, ordenar e descrever documentos, o tratamento documental facilita a recuperação eficiente da informação, tornando mais fácil encontrar e utilizar os documentos quando necessário.

• Acesso Facilitado: Documentos tratados são mais acessíveis a pesquisadores, funcionários e ao público em geral, promovendo a transparência e a prestação de contas em organizações governamentais e instituições culturais.

• Gestão de Informações: O tratamento documental ajuda na gestão eficaz das informações, permitindo uma melhor compreensão do contexto e do conteúdo dos documentos, o que pode contribuir para a tomada de decisões informadas.

• Conservação dos Recursos: Ao identificar documentos duplicados, danificados ou obsoletos, o tratamento documental ajuda a reduzir o desperdício de recursos físicos e financeiros, concentrando esforços na preservação dos documentos mais relevantes.

• Cumprimento Legal e Regulatório: Em muitos casos, o tratamento documental é uma exigência legal ou regulatória para organizações governamentais e instituições culturais, garantindo conformidade com requisitos específicos de gestão de documentos e arquivos.