Avaliar o Índice de Maturidade em Gestão de Documentos - iMGD do Ministério da Pesca e Aquicultura - MPA;  

Desenvolver pesquisa para a construção de um modelo de Diagnóstico para coleta, processamento e disponibilização de dados quantitativos e qualitativos que possam subsidiar o MPA, de informações estratégicas para planejar ações e projetos de trabalho frente aos problemas, riscos e oportunidades identificados.

Analisar a organização e estrutura dos arquivos do MPA para identificar pontos de melhoria na gestão, preservação e acesso aos documentos.

Avaliar as condições de produção, utilização, preservação e destinação dos documentos e registros, sejam eles analógicos (Papel, CDs, DVDs, HDs, Fotografias, Microfilmes, Microfichas, entre outros) ou digitais.

Analisar a eficiência dos sistemas de acesso e recuperação de informações arquivísticas.

Identificar lacunas na gestão de documentos e riscos associados à perda ou deterioração dos acervos arquivísticos sob sua custódia.

Desenvolver recomendações baseadas nas melhores práticas internacionais para aprimorar a gestão, preservação e acesso a documentos no MPA.

Entendimento dos Processos de Negócios Formais e Informais: O diagnóstico arquivístico possibilita a compreensão dos processos de negócios, tanto formais quanto informais. Esse benefício contribui com uma gestão mais eficiente, além da identificação de áreas de melhoria, mitigação de riscos de conformidade, tomada de decisões fundamentadas e preservação do conhecimento crítico. 

Identificação de Ineficiências nos Processos de Gestão de Documentos:  O diagnóstico arquivístico possibilita obter uma visão detalhada de seus processos de gestão de documentos, permitindo a identificação de ineficiências. Esse benefício contribui com melhorias na organização, no armazenamento e no acesso aos documentos, reduzindo o tempo gasto na busca por informações e minimizando a possibilidade de perda de dados críticos.

Mapeamento do Modelo de Recuperação para Acesso Rápido à Informação: O diagnóstico auxilia na identificação de deficiências críticas nos sistemas de classificação, indexação, armazenamento e recuperação dos documentos. Essas deficiências podem se manifestar de diversas formas, como unidades de classificação imprecisas e ambíguas, sistemas desatualizados, práticas obsoletas não alinhadas aos avanços tecnológicos recentes, carência de capacitações ou orientações técnicas, dentre outros. 

Identificar dos Processos de Promoção da Transparência: O diagnóstico arquivístico permite uma análise aprofundada das práticas e estratégias utilizadas para difusão, acesso e comunicação de informações ao público e partes interessadas. Esse benefício contribui no fortalecimento da confiança na instituição, no atendimento das obrigações legais de transparência e na satisfação das expectativas crescentes por acesso a informações claras e relevantes. Além disso, ao identificar esses processos, a organização poderá aprimorar suas práticas de comunicação e transparência, adaptando-as às necessidades de seus stakeholders e contribuindo para uma governança mais aberta e responsável. 

Identificação Lacunas que Impactam na Prestação de Contas: O diagnóstico arquivístico auxilia na identificação de lacunas na recuperação e gestão dos documentos, como, por exemplo, a falta de registros completos sobre transações, decisões e/ou processos, além de informações desatualizadas nos registros documentais, que podem afetar negativamente a prestação de contas da instituição. Esse benefício contribui na garantia do cumprimento de compromissos legais de prestação de contas de maneira completa e precisa.

Identificação de Riscos Legais (Conformidade): O diagnóstico arquivístico auxilia na identificação de potenciais riscos legais. Esse benefício permite que a instituição tome medidas proativas para mitigar esses riscos, implementando políticas e práticas em conformidade com as normas vigentes, o que é crucial para preservar sua integridade e reputação institucional.

Identificação de Lacunas na Segurança de Dados: O diagnóstico arquivístico auxilia na identificação de riscos e falhas na proteção de informações sensíveis e confidenciais. A identificação precoce de lacunas na segurança não apenas protege os dados da instituição contra ameaças internas e externas, mas também fortalece sua conformidade com regulamentações de privacidade e segurança de dados, promovendo a confiança das partes interessadas e a integridade de seus sistemas de informações. Esse benefício permite que a instituição tome medidas proativas para fortalecer a sua segurança, implementando protocolos de acesso e políticas de proteção mais rigorosas. 

Identificação dos Riscos de Perda de Documentos: O diagnóstico arquivístico auxilia na identificação de possíveis vulnerabilidades que podem resultar na perda de informações críticas. Isso inclui a identificação de práticas inadequadas de armazenamento, falta de backups adequados, sistemas de arquivo desatualizados e outros fatores que podem colocar em risco a integridade dos registros. A identificação precoce desses riscos permite que a instituição tome medidas proativas para garantir a continuidade das operações e a integridade dos registros.

Identificação de Documentos de Valor Histórico: O diagnóstico auxilia na identificação dos documentos de valor histórico para que a organização adote medidas para sua preservação. Esse benefício contribui para a preservação da memória da instituição, a valorização do patrimônio documental e o fortalecimento de sua reputação como guardiã da memória. Além disso, favorece o cumprimento de obrigações legais relacionadas à preservação dos registros históricos, possibilitando, ainda, a abertura de oportunidades para colaborações com instituições de pesquisa, acadêmicas e culturais, promovendo o compartilhamento de conhecimento e a promoção da história e missão da organização. 

Identificação de Documentos sem Valor, Obsoletos ou Duplicados: O diagnóstico arquivístico auxilia na identificação e eliminação de documentos desnecessários, obsoletos ou duplicados. Esse benefício contribui com a liberação de espaço, redução de custos de armazenamento e simplificação da gestão de registros. Além disso, promove uma maior eficiência na recuperação de informações, assegura a conformidade legal e foca os recursos da instituição em documentos relevantes, ao mesmo tempo em que contribui para a sustentabilidade.

Identificação da Percepção dos Usuários sobre o Setor de Arquivo: O diagnóstico arquivístico permite a compreensão de como os usuários internos e externos percebem e avaliam a eficácia e a relevância do Setor de Arquivo. Isso inclui avaliar o atendimento ao cliente, o acesso às informações, a qualidade dos serviços prestados e a satisfação geral dos usuários. Identificar a percepção do Setor de Arquivo é fundamental para promover melhorias significativas na prestação de serviços, adaptando-se às necessidades e expectativas dos usuários e fortalecendo a confiança na instituição. Esse benefício contribui para um relacionamento mais sólido entre o Setor de Arquivo e seus usuários, resultando em uma gestão documental mais eficaz e alinhada com as demandas da organização.

Identificação de Custos: O diagnóstico arquivístico auxilia na identificação de áreas onde os recursos financeiros estão sendo alocados de maneira ineficiente. Isso inclui gastos com armazenamento físico de documentos, impressão excessiva e custos associados à manutenção de registros desatualizados. Esse benefício contribui na otimização das medidas de gestão de documentos, reduzindo despesas desnecessárias e direcionando recursos para áreas mais críticas e estratégicas.

Identificação de Práticas Sustentabilidade: O diagnóstico arquivístico auxilia na identificação de oportunidades para reduzir o consumo de recursos naturais, minimizar o desperdício de papel e promover a eficiência energética na gestão documental. Além disso, a redução do volume de documentos físicos por meio da digitalização e da adoção de práticas digitais, contribui não apenas para a sustentabilidade ambiental, mas também resulta em economia de espaço físico e custos de armazenamento. Esse benefício resulta na demonstração do compromisso com a responsabilidade ambiental, promovendo uma cultura de sustentabilidade.

Fornecimento de Dados e Informações para Apoiar o Processo de Tomada de Decisões: O diagnóstico arquivístico desempenha um importante papel ao fornecer dados e informações para apoiar o processo de tomada de decisões fundamentadas e estratégicas, baseadas em análises precisas. Ao disponibilizar informações confiáveis e atualizadas, o diagnóstico oferece aos líderes as ferramentas necessárias para avaliar o desempenho, identificar áreas que requerem melhorias e priorizar investimentos em recursos, tecnologia e treinamento. Esse benefício resulta em decisões mais eficazes, garantindo que estejam alinhadas com os objetivos da instituição.

Fornecimento de Subsídios para o Processo de Planejamento da Unidade de Arquivo: O diagnóstico arquivístico fornece subsídios valiosos para o processo de planejamento do Setor de Arquivo. Ao analisar em detalhes os procedimentos e necessidades de gestão de documentos é possível o desenvolvimento de estratégias mais sólidas e eficazes para a organização, preservação e acesso aos documentos. Além disso, o diagnóstico arquivístico auxilia na identificação de áreas de risco e oportunidades de melhoria, garantindo que o Setor de Arquivo esteja preparado para enfrentar desafios. Esse benefício contribui com a definição de políticas, a alocação adequada de recursos e a implementação de tecnologias apropriadas.