A revisão da literatura é um processo essencial que envolve a análise detalhada de estudos, teorias e práticas sobre o tema. Esta etapa fornece base teórica, ajuda a identificar lacunas no conhecimento atual e situa o problema de pesquisa no contexto mais amplo da arquivística. Além disso, auxilia na escolha dos modelos adequados (Subetapa 2.2), permite a comparação com práticas e padrões de outras organizações (benchmarking), e contribui para a validação das conclusões e desenvolvimento de recomendações pragmáticas. Realizar uma revisão de literatura sistemática e criteriosa não só enriquece a compreensão do tema, mas também assegura a construção de Instrumentos bem fundamentados.

Esta fase compreende a identificação, coleta e análise de todos os documentos já produzidos pelo MPA referente aos assuntos tratados nos Instrumentos. Exemplos: histórico de criação e alteração do Órgão, regimentos, relatórios de gestão, mapeamento de processos, taxonomias, lista de assuntos do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), Sistemas de Negócios, legislações específicas da pasta do Ministério, bem como outros documentos análogos.

Esta fase é crucial para o sucesso dos Instrumentos. Ela exige a análise das demandas específicas do MPA. Este processo começa com uma comunicação detalhada e estruturada com todas as partes interessadas. É essencial engajar-se em diálogos diretos para compreender não apenas os desafios e problemas existentes, mas também para identificar oportunidades que podem ser aproveitadas. Por meio deste diálogo colaborativo, é possível obter insights valiosos que guiarão a formulação de objetivos claros e precisos para os Instrumentos. Esses objetivos, por sua vez, servirão como balizadores para todas as atividades subsequentes, assegurando que os instrumentos estejam alinhados com as expectativas do Ministério, bem como para responder efetivamente às suas necessidades reais.

Esta fase é fundamental para garantir a eficácia e relevância dos Instrumentos. Envolve a identificação das partes interessadas, incluindo, mas não se limitando a, áreas de negócios, usuários finais, equipes de gestão de documentos, parceiros externos (Ex.: Arquivo Nacional - AN), e quaisquer outras partes que possam ser impactadas ou tenham interesse nos resultados dos Instrumentos. A chave para o sucesso nesta fase está em não apenas listar esses grupos, mas também mergulhar na compreensão de suas expectativas, necessidades específicas e requisitos. Isso exige uma abordagem interativa, envolvendo entrevistas, pesquisas, e reuniões para captar as nuances de cada grupo de interesse. Compreender as perspectivas variadas dos stakeholders é vital para assegurar que o escopo dos Instrumentos seja alinhado com as demandas e expectativas de todos os envolvidos. 

Na estruturação dos Instrumentos Arquivísticos, a escolha dos setores das áreas finalísticas do MPA para complementação e validação da pesquisa é fundamental. Esses setores são essenciais devido ao seu conhecimento intrínseco das funções e atividades desempenhadas, bem como pela necessidade de compreensão das operações que realizam. A correta seleção desses setores garante que os instrumentos arquivísticos sejam desenvolvidos com precisão e relevância, assegurando a documentação adequada das atividades e o cumprimento das exigências práticas e normativas de gestão de documentos. Sendo assim, a participação ativa desses setores é vital, fornecendo a base de conhecimento necessária para que os Instrumentos Arquivísticos sejam eficazes e integralmente alinhados às dinâmicas e demandas do MPA.

Nesta fase é essencial definir os perfis dos participantes envolvidos na pesquisa para correta elaboração dos instrumentos. Os profissionais selecionados devem possuir um conhecimento aprofundado das atividades e processos de negócio do setor, permitindo uma compreensão integral das necessidades de documentação e informação. Esta expertise é vital para garantir que os instrumentos desenvolvidos sejam efetivamente alinhados com as operações diárias e demandas específicas da organização, contribuindo assim para uma estrutura classificatória assertiva e que represente a realidade do MPA.

O foco dessa atividade está na coleta de dados essenciais para os instrumentos de gestão de documentos, abrangendo a identificação de função, subfunção e atividade de cada documento, assim como a classificação dos tipos de documentos, incluindo aqueles que contêm dados sensíveis. É igualmente importante determinar os níveis de acesso e as legislações que embasam as atividades documentais, garantindo conformidade legal e segurança da informação. Essencialmente, deve-se compilar termos relacionados aos documentos e processos, facilitando a categorização e o acesso eficiente dentro do sistema de gestão, estabelecendo assim uma base sólida para um gerenciamento documental eficaz e alinhado às necessidades específicas da organização.

A definição do perfil das coletas para elaboração dos instrumentos de gestão de documentos no âmbito do MPA requer uma abordagem planejada, adaptada às especificidades das atividades sob análise e às exigências operacionais. As opções de coleta variam entre métodos remotos, presenciais e híbridos, cada um oferecendo vantagens únicas. As coletas remotas são particularmente benéficas por permitirem gravações arquiváveis, que servem como recursos valiosos para pesquisas futuras e esclarecimentos de dúvidas específicas, garantindo um registro exaustivo das discussões e resoluções. Por outro lado, as coletas presenciais promovem um contato direto e mais imersivo com os participantes, facilitando uma comunicação imediata e mais efetiva. A modalidade híbrida, que integra os pontos fortes das abordagens remota e presencial, oferece uma versatilidade excepcional, adaptando-se com eficiência a diversos contextos e necessidades de coleta. A seleção cuidadosa do perfil de coleta é crucial, assegurando um processo não só eficiente e eficaz, mas também capaz de gerar registros importantes, organizado e facilmente acessível para consultas e análises futuras.

Esta fase é fundamental para garantir a viabilidade dos Instrumentos. Envolve o exame dos recursos à disposição, englobando não apenas o pessoal e suas competências, mas também a tecnologia disponível e o tempo necessário para realizar o trabalho de forma eficiente. Esta avaliação criteriosa é importante para estabelecer um escopo realista e factível, assegurando que as metas e objetivos possam ser alcançados dentro das limitações de recursos existentes. Uma definição precisa dos recursos disponíveis permite uma alocação eficaz e evita sobrecargas ou atrasos, contribuindo significativamente para o sucesso geral do projeto.

Esta etapa envolve a criação de um documento abrangente que formalize o escopo dos Instrumentos, integrando todos os elementos discutidos anteriormente. É imperativo que este documento seja articulado de maneira clara e precisa, assegurando que todos os aspectos, desde a definição das áreas de foco até a alocação de recursos, sejam descritos de forma concisa e compreensível. Essa documentação, aqui denominada de documento de visão, será estruturada de modo a ser facilmente acessível e inteligível para todas as partes interessadas, facilitando o alinhamento e a compreensão comum dos objetivos, métodos e expectativas dos Instrumentos. A documentação formal do escopo também é um instrumento para a comunicação efetiva e a gestão eficiente do projeto, servindo como um guia de referência ao longo de todo o processo.