Comissão Permanente de Avaliação de Docuementos - CPAD

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA) desempenha um papel fundamental na estrutura de gestão de documentos do Ministério, com o objetivo de promover a eficiência, a transparência e a preservação das informações que circulam na instituição. A seguir, são apresentadas as principais atribuições da CPAD: 

1. Elaboração de Instrumentos de Gestão: A CPAD é responsável por criar e atualizar instrumentos de gestão documental, tais como a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD e o Código de Classificação de Documentos - CCD. Esses instrumentos determinam prazos de guarda, a destinação dos documentos e sua organização, facilitando a recuperação de informações quando necessário.

2. Definição de Políticas e Procedimentos: A comissão estabelece políticas e procedimentos operacionais padronizados (POPs) que orientam os servidores do Ministério em relação à produção, tramitação, uso, arquivamento e descarte de documentos. Essas normas são fundamentais para manter a qualidade, a segurança e a consistência das informações geradas e recebidas pelo órgão.

3. Avaliação e Seleção de Documentos: A CPAD é responsável por avaliar a relevância e a importância dos documentos produzidos pelo Ministério ao longo do tempo. Com base nessa análise, define-se quais documentos devem ser preservados permanentemente e quais podem ser descartados após o cumprimento dos prazos estipulados na TTDD.

4. Preservação da Memória Institucional: Através da avaliação e seleção criteriosa de documentos, a CPAD contribui para a preservação da memória institucional do Ministério, garantindo o registro de ações, decisões e políticas implementadas ao longo dos anos. Essa memória é valiosa para subsidiar processos de tomada de decisão, pesquisas e ações estratégicas no futuro.

5. Implementação de Tecnologias e Práticas Inovadoras: A comissão busca aprimorar constantemente a gestão e preservação dos documentos do Ministério, utilizando tecnologias e práticas inovadoras de arquivamento e acesso às informações. A introdução de sistemas de gestão eletrônica de documentos, digitalização e ambientes de preservação e acesso são algumas das iniciativas buscadas para aumentar a eficiência e a agilidade do processo.

6. Conscientização e Treinamento: A CPAD é responsável por promover a conscientização e o treinamento dos servidores sobre a importância da gestão de documentos, bem como sobre o correto uso dos instrumentos e procedimentos estabelecidos. Dessa forma, todos os colaboradores podem contribuir de maneira ativa e responsável na manutenção da integridade dos documentos.

O funcionamento da CPAD é baseado em princípios de colaboração, especialização e compromisso com a preservação da memória institucional. A comissão é composta por profissionais qualificados em arquivologia e das diversas áreas produtoras de documentos do MPA, que atuam em conjunto para analisar, avaliar e definir a destinação dos documentos produzidos em nosso órgão.

As reuniões da CPAD são realizadas periodicamente, de acordo com calendário preestabelecido e disponibilizado no Plano Anual de Trabalho. Durante esses encontros, os membros da comissão têm a oportunidade de discutir e tomar decisões importantes relacionadas à gestão documental. Algumas das atividades realizadas durante as reuniões incluem:

• Análise de Documentos: A comissão analisa documentos previamente selecionados para avaliar sua relevância e valor administrativo, legal e histórico. Essa análise é fundamental para definir quais documentos devem ser preservados permanentemente e quais podem ser descartados após o cumprimento dos prazos estipulados na Tabela de Temporalidade Documental (TTDD).

• Definição de Prazos: Com base na análise dos documentos, a CPAD define os prazos de guarda de cada tipo de documento, conforme o estabelecido na TTDD. Esses prazos indicam por quanto tempo os documentos devem ser mantidos em nossos arquivos antes de serem avaliados novamente para preservação ou descarte.

• Atualização de Instrumentos: Durante as reuniões, a comissão também pode revisar e atualizar os instrumentos de gestão documental, como o Código de Classificação de Documentos (CCD) e os Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs). Essas atualizações visam garantir que os instrumentos estejam alinhados com as necessidades da instituição e com as mudanças legislativas ou administrativas.

• Recomendações e Orientações: A CPAD também pode oferecer recomendações e orientações aos servidores sobre a correta produção, tramitação, uso e arquivamento dos documentos. Essas diretrizes são essenciais para assegurar a qualidade e a consistência das informações geradas e recebidas em nosso órgão.

Além das reuniões formais, a CPAD pode realizar atividades adicionais, como capacitações, treinamentos e campanhas de conscientização sobre a importância da gestão documental. O trabalho da comissão é contínuo, buscando aprimorar constantemente nossas práticas e garantir a preservação da memória institucional.