Avaliação da Maturidade
SUBETAPA 2.1
APLICAÇÃO DE FERRAMENTA PARA MEDIR A MATURIDADE EM GESTÃO DE DOCUMENTOS - iMGD
O iMGD é uma ferramenta desenvolvida pelos Pesquisadores da UnB para avaliar a maturidade da gestão de documentos e informações em uma organização. Este índice permite identificar áreas de força e oportunidades de melhoria, promovendo a eficiência e conformidade nos processos de gestão documental.
FLUXO DA SUBETAPA 2.1
Preenchimento do Questionário
O coração do iMGD é o questionário detalhado, abrangendo aspectos como a análise da Estratégia do Setor de Arquivo, o Ciclo de Vida dos Documentos, a Comunicação das ações perante o Ministério, Operação e Pessoal. Os responsáveis pelo Setor de Arquivo do MPA deverão responder cuidadosamente cada item para garantir uma avaliação abrangente e precisa do seu sistema atual de gestão, preservação e acesso à documentação.
Análise de Respostas e Avaliação
Após o preenchimento do questionário, a equipe de pesquisadores da UnB analisará as respostas para, por meio de critérios e pesos predefinidos, determinar o nível de maturidade da gestão documental do MPA. Este processo destaca tanto os pontos fortes quanto as áreas que necessitam de melhorias.
Recebimento da Pontuação e Interpretação
Com base nas respostas selecionadas, será calculado o Índice de Maturidade em Gestão de Documentos do MPA. O Ministério receberá uma pontuação juntamente com uma interpretação detalhada, oferecendo insights claros sobre o desempenho atual e sugerindo áreas para melhorias.
Relatório Detalhado e Feedback
Finalmente, o Setor de Arquivo do Ministério receberá um relatório detalhado com base na sua pontuação no iMGD. Este relatório inclui feedbacks específicos, sugestões de ações para melhorias e estratégias para alcançar níveis mais elevados de maturidade na gestão de documentos.
CONCLUSÃO
A aplicação do iMGD no Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA) marca um avanço significativo na busca pela excelência em gestão de documentos no Brasil. Desenvolvida por pesquisadores da UnB, esta ferramenta vai além de uma simples avaliação, funcionando como um facilitador para identificar áreas críticas que necessitam de aprimoramento. O resultado obtido revelou que o MPA se encontra no Nível de Maturidade 1, destacando a necessidade de melhorias nas práticas de gestão documental.
O iMGD contribui diretamente para a conformidade com as normas vigentes e promove uma gestão mais eficiente e eficaz. O relatório detalhado dessa aplicação, contendo perguntas, respostas e feedbacks, está disponível na plataforma de pesquisa pesarq.com. Com o apoio contínuo da equipe da UnB, as instituições que adotarem essa ferramenta podem alcançar novos patamares em suas práticas de gestão e preservação dos documentos, baseando-se em evidências e nas melhores práticas recomendadas no campo da Ciência da Informação.