PLANO DE DIGITALIZAÇÃO

Subetapa 5.1 Definição do Escopo

A subetapa 5.1 representa o ponto de partida na elaboração do Plano de Digitalização para o Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA). Neste estágio, a ênfase recai na definição do escopo do plano, determinando com clareza os objetivos e limites do projeto. Isso envolve uma análise das necessidades específicas de digitalização, bem como a identificação das partes interessadas e suas expectativas. Além disso, é realizada uma revisão das atividades-chave do MPA, uma avaliação dos tipos de documentos a serem digitalizados e uma análise das práticas atuais de gestão de documentos. O resultado desse processo é a criação de um documento de escopo detalhado, que servirá como guia para as próximas fases do projeto, assegurando que o plano de digitalização esteja alinhado com as metas e requisitos específicos do MPA.

Subetapa 5.2 Revisão da Literatura 

A subetapa 5.2 marca o estágio dedicado à revisão da literatura, desempenhando um papel crucial na construção do Plano de Digitalização para o Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA). Durante este processo, uma pesquisa aprofundada de literatura e referências relevantes é conduzida, focando na área de digitalização de documentos. Além disso, são analisadas as melhores práticas, padrões técnicos, regulamentos e normas aplicáveis à digitalização. Para embasar ainda mais o projeto, são identificados casos de sucesso e lições aprendidas em projetos similares. Essa revisão cuidadosa da literatura contribuirá significativamente para o desenvolvimento de um plano sólido e bem embasado, alinhado com as melhores práticas e normativas, garantindo a eficácia da digitalização no contexto do MPA.

Subetapa 5.3 Análise dos Documentos

A subetapa 5.3 representa um momento crucial no processo de elaboração do Plano de Digitalização para o Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA), pois concentra-se na análise detalhada dos documentos físicos a serem digitalizados. Inicialmente, é conduzido um minucioso levantamento de todos os documentos físicos que serão incluídos no projeto de digitalização. Posteriormente, esses documentos são criteriosamente classificados por tipo, relevância e critérios de seleção, o que permitirá uma abordagem estruturada ao longo do processo de digitalização. Além disso, uma avaliação rigorosa do estado de conservação dos documentos é realizada, identificando a necessidade de tratamento prévio, visando à preservação da integridade e qualidade das informações contidas nos documentos físicos.

Subetapa 5.4 Definição de Critérios Técnicos

A subetapa 5.4 desempenha um papel essencial na elaboração do Plano de Digitalização para o Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA), concentrando-se na definição dos critérios técnicos que nortearão o processo de digitalização. Neste estágio, são estabelecidos critérios técnicos precisos, abrangendo aspectos como resolução de imagem, formatos de arquivo e metadados a serem adotados durante a digitalização. Para garantir a compatibilidade e eficácia do processo, ocorre a seleção criteriosa de tecnologias e equipamentos de digitalização alinhados com os critérios técnicos previamente definidos. Além disso, desenvolvem-se diretrizes detalhadas para a captura de imagens e a indexação dos documentos, proporcionando uma base sólida para a execução eficiente e padronizada do projeto.

Subetapa 5.5 Desenvolvimento de Processos

A subetapa 5.5 assume um papel central na elaboração do Plano de Digitalização para o Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA), concentrando-se no desenvolvimento de processos eficazes. Neste estágio, é elaborado um fluxo de trabalho minucioso e detalhado, que abrange todas as etapas da digitalização, desde a preparação dos documentos até o armazenamento digital. A definição das responsabilidades da equipe envolvida no projeto é cuidadosamente estabelecida, garantindo a clareza quanto aos papéis e atribuições de cada membro. Além disso, procedimentos criteriosos são instituídos para assegurar a qualidade e a integridade dos documentos digitalizados, garantindo a consistência e a confiabilidade do processo.

Subetapa 5.6 Modelo de Digitalização

A subetapa 5.6 é a fase final e culminante na elaboração do Plano de Digitalização para o Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA), centrando-se na criação do modelo de plano de digitalização. Neste estágio, todos os elementos e informações coletados ao longo das etapas anteriores são sintetizados em um documento abrangente e estruturado, que servirá como guia para a execução do projeto de digitalização. O modelo de plano de digitalização detalha os critérios técnicos, procedimentos, fluxos de trabalho, responsabilidades da equipe e todos os requisitos essenciais para a digitalização bem-sucedida do acervo documental do MPA. Este documento, uma vez finalizado, se torna um recurso valioso para a gestão, preservação e acesso eficiente às informações do Ministério.