PILOTO DA DIGITALIZAÇÃO
PILOTO DA DIGITALIZAÇÃO
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Objetivo Geral
O objetivo geral deste piloto de digitalização é avaliar a viabilidade técnica, operacional e econômica da digitalização de um conjunto representativo de documentos do Ministério da Pesca e Aquicultura (MPA) em colaboração com a Universidade de Brasília (UnB). O piloto visa estabelecer a eficácia dos procedimentos de digitalização, a conformidade com as diretrizes técnicas e regulamentações aplicáveis, e a capacidade de gerenciar e acessar documentos digitalizados de forma eficiente. Os resultados deste piloto fornecerão as bases para uma implementação bem-sucedida da digitalização em larga escala, contribuindo para a preservação de documentos, o acesso ágil às informações e a eficiência operacional do MPA.
Objetivos Específicos
Realizar uma avaliação detalhada da viabilidade técnica da digitalização dos documentos do MPA, garantindo que os critérios técnicos estabelecidos sejam atendidos.
Analisar os procedimentos operacionais envolvidos na digitalização, identificando oportunidades de otimização e eficiência.
Verificar a conformidade do processo de digitalização com as diretrizes técnicas e normas aplicáveis ao gerenciamento de documentos (Plano de Digitalização).
Realizar testes para garantir que os documentos digitalizados possam ser recuperados e acessados de forma eficiente, atendendo às necessidades de pesquisa e consulta.
Avaliar a qualidade das digitalizações, garantindo que as imagens estejam claras, legíveis e que a integridade das informações seja mantida.
Coletar feedback das partes interessadas envolvidas no piloto, incluindo o Ministério da Pesca e Aquicultura e a Universidade de Brasília, para garantir que suas expectativas e necessidades sejam atendidas.
Preparar um relatório que documente os resultados, conclusões e recomendações do piloto de digitalização.
Validar o modelo de plano de digitalização desenvolvido nas etapas anteriores, garantindo que ele seja adequado para a implementação em larga escala.
Benefícios do Piloto da Digitalização
Avaliação de Viabilidade: O piloto permite uma avaliação completa da viabilidade técnica, operacional e econômica da digitalização, garantindo que o projeto completo seja bem fundamentado e sustentável.
Identificação de Problemas: Qualquer problema ou desafio que surja durante o piloto pode ser identificado e corrigido antes da implementação em larga escala, economizando tempo e recursos.
Conformidade Regulatória: Garante que o processo de digitalização esteja em conformidade com as diretrizes técnicas, regulamentações e normas aplicáveis, reduzindo riscos legais e regulatórios.
Conformidade Regulatória: Garante que o processo de digitalização esteja em conformidade com as diretrizes técnicas, regulamentações e normas aplicáveis, reduzindo riscos legais e regulatórios.
Avaliação Econômica: Avalia a viabilidade econômica do projeto, identificando os custos envolvidos e os benefícios esperados, auxiliando na alocação de recursos de forma mais eficaz.
Garantia de Qualidade: A qualidade das digitalizações é avaliada, garantindo que as imagens estejam claras, legíveis e que as informações sejam mantidas de forma integral.
Feedback das Partes Interessadas: Coleta feedback das partes interessadas, garantindo que suas expectativas e necessidades sejam consideradas e atendidas.
Validação do Plano: A validação do modelo de plano de digitalização desenvolvido nas etapas anteriores assegura que ele seja adequado para a implementação em larga escala, aumentando a probabilidade de sucesso do projeto completo.
Base para Tomada de Decisões: Os resultados do piloto fornecem dados concretos e informações para embasar as decisões relacionadas à implementação completa do projeto de digitalização.
EQUIPE RESPONSÁVEL (UnB)
Professor Orientador: Dr. Rogério Henrique de Araújo Júnior
Pesquisadores Responsáveis: Tael Sarmento, Matheus dos Anjos, Guilherme Marques, Thaís Costa e Ryan Alves
Cronograma de Realização da Amostra/Piloto da Digitalização
Duração total: 10 meses
FLUXO DETALAHADO DA ETAPA
Subetapa 6.1 Recebimento de Amostra Tratada pela Etapa 4
Na etapa 6.1 a equipe encarregada do piloto recebe a amostra de documentos que foi previamente selecionada e preparada na Etapa 4.
A amostra tratada representa um conjunto representativo de documentos do acervo que servirá como base para o piloto de digitalização. Essa etapa é crucial para garantir que os documentos escolhidos atendam aos critérios definidos para o piloto, abrangendo diferentes tipos, formatos e estados de conservação.
O recebimento da amostra tratada marca o início efetivo do piloto de digitalização, preparando o terreno para as etapas subsequentes, onde os documentos serão efetivamente digitalizados, avaliados quanto à qualidade e, por fim, discutidos em uma reunião de apresentação de resultados.
Subetapa 6.2 Digitalização da Amostra
A subetapa 6.2 desempenha um papel essencial no piloto de digitalização, englobando várias atividades. Além da digitalização em si, a equipe realiza a preparação da documentação, o que envolve a análise e o tratamento prévio dos documentos conforme necessário. Isso garante que os documentos estejam adequadamente preparados antes de serem processados pelos equipamentos de digitalização, otimizando a qualidade das imagens e a integridade das informações.
As imagens digitalizadas são cuidadosamente analisadas para verificar se atendem aos critérios técnicos estabelecidos, incluindo resolução, formato de arquivo e metadados. Qualquer problema ou irregularidade é identificado e tratado durante essa fase. Além disso, a indexação dos documentos digitalizados é realizada, atribuindo metadados relevantes para facilitar a organização, recuperação e acesso eficiente às informações contidas nos documentos digitalizados.
Subetapa 6.3. Conclusão e Apresentação dos Resultados
A etapa final do piloto de digitalização envolve a revisão e análise de todos os dados e resultados do piloto. Isso inclui a avaliação da qualidade das digitalizações, eficiência operacional, conformidade com critérios técnicos estabelecidos no Plano de Digitalização.
A culminação dessa etapa é a realização de uma reunião de apresentação dos resultados para todas as partes interessadas, onde são discutidas as conclusões, lições aprendidas e recomendações para a implementação em larga escala do projeto de digitalização. Essa reunião é fundamental para tomar decisões fundamentadas sobre os próximos passos.
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